Hasta este punto nos hemos dedicado a todo lo que corresponde a comunicación dentro del trabajo colaborativo, pero no podemos dejar de lado la elaboración de documentos, ya que sin importar cual sea el trabajo que realizemos, de una u otra forma implicara la elaboración de algún documento, ya sea en forma de bitácora, reportes o informes, por lo que para evitar el envío masivo de documentos y la existencia de varias versiones de uno mismo, recurriremos a las herramientas para colaborar en documentos.
Todas las herramientas de este tipo, requieren que exista un espacio en común en donde se almacene el documento sobre el cual estaremos trabajando, ese almacenamiento pertenecera a uno de los miembros del equipo y se comparte con los demás miembros, los cuales tendrán permisos para ver y/o modificar el documento. Este tipo de herramientas las podemos dividir en dos grupos, las que nos permiten centralizar los documentos y que los integrantes tengan acceso a ellos y los puedan modificar, y las que nos permiten que varias personas trabajen al mismo tiempo en un mismo documento, en este ultimo caso se dice que la herramienta es colaborativa en tiempo real.
Una vez que ya establecimos como funcionan las herramientas de este tipo, veremos las mas usuales y gratuitas.
Office web apps
Esta es la versión de office en la nube, la cual esta vinculada a las cuentas de correo de Outlook.com (antes hotmail), aquí se aprovecha como espacio de almacenamiento común el servicio de OneDrive.
Para crear y colaborar en un documento debemos primero entrar a nuestra cuenta de correo y en el menú superior seleccionar el tipo de documento que queremos crear, en este apartado su principal ventaja es que posee las herramientas y opciones más comunes y, que ya conocemos de las versiones de escritorio de Word, Excel, Power Point y One Note, además de tener acceso a una cierta cantidad de plantillas para comenzar a trabajar.
Debemos destacar que en la web podemos trabajar de forma colaborativa en un mismo documento en Excel y OneNote, sin embargo para Word y Power Point se hace uso de la version de escritorio, desconocemos el motivo, pero si tenemos instalado el Office no tendremos ninguna problema.
Google drive
Este es el servicio asociado a las cuentas de Gmail, la ventaja más grande que tiene este servicio, es que no esta limitado a documentos, hojas de calculo y presentaciones, sino que se le pueden agregar una gran cantidad de aplicaciones para el manejo de un sin numero de tipos de documentos, algunas de estas apps incluyen:
- Geogebra: geometria y algebra
- Cacoo: crear diagramas y mapas mentales.
- Autocad 360: planos y diagramas
- PDF Mergy: combinar PDFs
Eso sí, algunas de estas apps son de paga o requieren alguna suscripción, pero eso no le resta valor a la gran cantidad de documentos que se pueden manejar desde Google Drive.
Los archivos que se crean aquí, se pueden trabajar al mismo tiempo por varios integrantes de un equipo, en tiempo real y sin problemas, claro también hay sus excepciones y algunas no serán en tiempo real.
La unica desventaja que le podemos encontrar es que puede resultar algo confuso realizar ciertas acciones como por ejemplo: compartir un enlace de forma correcta, ya que las opciones suelen estar ocultas en este apartado, debido al aspecto de «simplicidad» que le quiso dar google, lo cual a usuarios menos experimentados les hará preguntarse donde están las cosas.
Un extra que tiene este servicio es que cuando compartimos un archivo con alguien que tenemos en nuestros contactos de Gmail, podemos ver las ultimas actividades y modificaciones que han realizado los demás.
Box y Box notes
Box es un servicio de almacenamiento en la nube y un potente gestor de proyectos colaborativos. En él podemos respaldar nuestros documentos importantes, gestionarlos en carpetas y etiquetas, pudiendo agregar a colaboradores y otorgarles los permisos necesarios para editar o solo ver los archivos. A eso también le sumamos la posibilidad de realizar comentarios a los archivos como por ejemplo: el avance que se lleva; así como asignar tareas a los colaboradores, como pueden ser: que revisen un documento o le agregen alguna información.
De igual forma Box soporta multitud de formatos, desde los de Office, los de Google, PDF, AI, EPS, así como archivos CAD, imágenes, videos, audio, y muchos más, y lo mejor de todo desde la web sin necesidad de descargarlos. Eso si, para editar algunos tipos de documentos se necesita de las aplicaciones de escritorio, pero esto lo solventa Box con extensiones o complementos que se integran con por ejemplo Office.
Por otro lado también cuenta con Box Note, el cual es una herramienta web en la que podemos colaborar varias personas al mismo tiempo, aquí podemos redactar y agregar imágenes, listas de tareas, tablas, así como comentarios e hipervínculos.
Realmente es una herramienta potente para el trabajo en equipo y gestión de proyectos, en una oportunidad le dedicaremos un articulo completo para explicar todos sus beneficios.
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