Trabajo colaborativo IV.- Herramientas para organizarnos y gestionar nuestras tareas

Como ya hemos mencionado en post anteriores, el trabajo colaborativo nos libra de las limitaciones geográficas pero no de las limitaciones de tiempo, es por eso que resulta muy importante emplear alguna herramienta que nos permita gestionar nuestro tiempo y a la vez coordinar actividades con nuestros compañeros.

Calendarios (Outlook, Gmail, Yahoo)

Los calendarios asociados a los servicios de cuentas de correo, son una herramienta básica para coordinar el trabajo de equipo, las funciones comunes a todos ellos son:

• Crear eventos y tareas que ocurrirán por una sola ocasión o se repetirán forma periódica.
• Enviar invitaciones
• Recibir respuestas a las invitaciones
• Recibir recordatorios
• Reprogramar citas, eventos y tareas, informando al mismo tiempo a los demás miembros del equipo

El manejo de los calendarios desde los dispositivos móviles y tabletas ha ayudado a incrementar la utilidad de esta herramienta.

Como podemos darnos cuenta, los calendarios han avanzado a la par de la tecnología, pero cada uno de ellos tiene sus propias características, que veremos a continuación:

• Calendario de Outlook; En su versión web es el más vistoso y amigable a nivel gráfico, incluyendo el pronostico del tiempo en los días  siguientes, para que podamos planear las actividades que son afectadas por el clima.

• Google calendar: No es tan vistoso como Outlook, pero en su versión web incluye un pequeño panel de Husos horarios, con el que podemos ver a que hora se realizara un evento en distintas ciudades.

• Yahoo agenda: De los tres, es el mas enfocado en la productividad, al incluir un panel en el que las tareas pendientes se organizan en, urgente, importante y normal.

Sunrise Calendar

Para muchos la mejor aplicación para gestionar nuestros calendarios, esta aplicación nació en la plataforma de iOS, sin embargo gracias a su funcionalidad ganó popularidad y se ha extendido a más plataformas como Android, OSX y aplicación web.

Sunrise cuenta con una interfaz muy limpia y sencilla, fácil de configurar por lo que cualquier usuario nuevo o avanzado pude manejar sin ningún problema.

Pero ¿qué tiene que ofrecernos y que lo destaca de los demás?, para empezar la compatibilidad con nuestras cuentas en Google, iCloud y Microsoft Exchange, y no solo eso, de igual forma podemos conectar los calendarios de nuestras redes sociales como Foursquare, Twitter, Linkedin, Facebook, pero ahí no para la cosa, para los que trabajamos con gestores de proyectos o administradores de tareas podemos sincronizar nuestros recordatorios y eventos de Evernote, Trello, Producteev, Asana, Todoist y un montón de servicios más. 

A todo esto le sumamos que podemos añadir invitados, enviarles correo de invitación, mensajes de texto o bien llamarlos, todo ello desde la misma aplicación, así también podemos ingresar la dirección del sitio de reunión y ésta se mostrará en Google Maps dentro de la misma aplicación, sin tener que salir de ella facilitando allar la dirección a nuestros colaboradores.

Como dijimos es multiplataforma y totalmente gratuito, así que para todos aquellos que emplean múltiples servicios eh aquí la mejor solución.

Enlace a Sunrise Calendar.

Wunderlist

Empezó siendo una aplicación para anotar nuestras tareas y poder gestionarlas mediante el método Getting Things Done (GTD). Podemos agregar tareas de manera rápida las cuales van a una bandeja de entrada, y de ahí las podemos organizar en las que tenemos que realiza el día de hoy, durante la semana y algún día, así mismo podemos crear listas de tareas para organizarlas a nuestro gusto.

Con el paso del tiempo y con las solicitudes de los usuarios se ha convertido en uno de los mejores gestores de tareas multiplataforma y con las características que ha incluido últimamente se ha convertido en una herramienta de trabajo colaborativo fácil de implementar. ¿Cómo es esto? Pues bien, tenemos la posibilidad agregar a nuestras listas de tareas a otros miembros del equipo para que colaboren activamente en ellas, pudiendo realizar comentarios y anexar archivos de hasta 5Mb cada uno, así como evidentemente asignarles tareas a los miembros del equipo. Y algo que no podría faltar, podemos programar recordatorios de nuestras tareas con notificaciones push y vía correo electrónico, así no tendremos problemas de olvidar alguna de ellas, igualmente podemos imprimirlas y enviarlas por correo. 

Todo ello en una interfaz tan sencilla y limpia que no crearas que puedes gestionar a tu equipo desde ahí, y que además está disponible en varias plataformas, desde Windows, Mac, Windows Phone, Android y iOS. 

Esta aplicación es totalmente gratuita en todo lo que acabamos de describir, sin embargo también cuenta con una suscripción que nos permite subir archivos sin límite de tamaño, así como asignación de tareas ilimitadas y fondos para personalizar la aplicación.

Enlace para descargar: Wunderlist.

Producteev

Es considerado el gestor de tareas para equipos, es una herramienta que ha ido evolucionando poco a poco, y combina al mismo tiempo gestión de tareas y de proyectos, podemos crear proyectos y asignar tareas a cada uno de los miembros del equipo.

Al terminar una tarea solo la marcamos y los miembros del equipo reciben la notificación correspondiente.

De las novedades que ahora incluye Producteev, es el uso de una vista en forma de calendario, en donde podremos ver de forma grafica, el estado de cada una de las tareas.

Producteev esta disponible para Android, iOS, Mac OS y en el caso de Windows esta disponible a través de complemento para Microsoft Outlook, as también cuenta con una versión web.

Enlace a Producteev.

Por último si desean que hagamos alguna post o video dedicado exclusivamente a alguna de estas aplicaciones en particular, no duden en hacérnoslo saber en los comentarios.