Trabajo colaborativo II.- Herramientas de comunicación


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Es evidente que para el desarrollo de cualquier actividad en grupo, la comunicación es lo primordial, por lo que en este post describiremos las herramientas de comunicación más usuales dentro del trabajo colaborativo, así como alguno consejos para hacer uso de ellas eficientemente.

 

Skype

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Skype es una de las herramientas más conocidas y completa en el ámbito de la comunicación, tan solo por mencionar algunas de sus funciones gratuitas tenemos:

  • Mensajería instantánea.
  • Mensajes de voz.
  • Intercambio de archivos.
  • Video conferencia.
  • Audio conferencia.
  • Compartir pantalla.

 En el servicio de paga, tenemos además:

  • Llamadas a números de teléfono fijo y celulares.
  • Envío de SMS.

 También es una gran herramienta para el trabajo colaborativo, porque podemos salvar la limitante de la distancia y ver cara a cara a las personas del equipo de trabajo en una video conferencia, así como podemos compartir pantalla y mostrar a los participantes el trabajo que se está haciendo.

Una de las grandes ventajas de skype, es que es totalmente multiplataforma, tiene presencia en los sistemas operativos de escritorios, así como en los móviles, además de la versión web integrada a Outlook.

Hangouts

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Una de las herramientas que más cambios de nombres ha tenido, del arsenal de Google, pero sin duda, es una excelente herramienta de comunicación para el trabajo colaborativo, posee las funciones que ya nos ofrece Skype en su versión gratuita, sin embargo las adereza con otras más muy interesantes, como son:

  • Integración con el correo electrónico.
  • Compartir pantalla.
  • Integración con youtube.
  • Integración con el calendario.
  • Pizarra compartida.
  • Secciones de preguntas y respuestas con moderador.
  • Podemos ceder el control de nuestro equipo (ideal para ayuda y soporte) y activar otras funciones adicionales

Captura de pantalla 2015-01-20 a las 11.13.39 p.m.

 Nos permite agendar una reunión o conferencia con notificación vía correo a todos los participantes, ademas de que dicha reunión podra ser grabada y guardada en youtube como video privado, la cual podremos compartir con los compañeros que no hayan podido asistir.

Hangouts esta disponible para la mayoría de las plataformas tanto móviles como de escritoriosin embargo es las últimas en las que tiene cierta desventaja ya que no tiene app nativa y sólo se puede usar desde el navegadorademás que puede resultar confuso organizar una reunión si no sabemos si lo estamos haciendo desde hangouts, desde el correo o desde Google+, pero una vez agarrándole el modo es una herramienta muy potente.

Correo electrónico

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La herramienta clásica de comunicación es sin duda el correo electrónico, sobre todo haciendo uso de los grupos de contactos, agrupándolos por trabajo, familia o como deseemos.

Si bien es una herramienta de uso muy común, su eficiencia depende de saber usar algunas reglas básicas.

  • Redactar bien el mensaje y el asunto
  • Hacer uso mínimo del responder a todos
  • Hacer uso del envío con copia, para indicar que se esta enviando copia y no el mismo correo a dos personas.
  • Hacer uso del envío con copia oculta para que se de seguimiento a una actividad.
  • Marcar los correos importantes
  • Hacer referencia en el cuerpo del mensaje a correos previos cuando se deba dar seguimiento al progreso de una actividad.

Como podemos ver, sus ventajas están en el uso correcto y sobre todo en su carácter formal, ademas de que es una herramienta de comunicación casi inmediata. 

Tenemos a los importantes del segmento como Outlook.com, Gmail y Yahoo, los cuales ofrecen características muy similares y útiles como la posibilidad de enviar archivos pesados a través de sus servicios de almacenamiento en la nube.

 

Redes sociales

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En este caso, la red social que mas parece una herramienta de comunicación es sin duda Facebook, ya que incorpora:

  •  Mensajes instantáneos
  • Llamadas
  • Video llamadas
  • Envio de archivos
  • Manejo de grupos

Obviamente la popularidad y disponibilidad de facebook en todas las plataformas es la clave, ya que existe una app para cualquier dispositivo movil y en las computadoras funciona a través del navegador.

A diferencia de  skype y hangouts no posee la función de videoconferencia pero los grupos de facebook, permiten hacer un seguimiento facil de las conversaciones, aunque solo sea en texto.

La gran debilidad de facebook es en si, su misma popularidad, ya que no le permite tener una apariencia formal y seria, ademas de que es una herramienta en la que facilmente se mezcla lo profesional con lo personal.

 Whastapp

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Usualmente vemos a este sistema de mensajeria como una herramienta bastante trivial, pero si manejamos correctamente los grupos y no abusamos de ellos, puede ser una muy buena herramienta de comunicación para el trabajo colaborativo, ya que podemos enviar mensajes de audio cuando queremos transmitir un mensaje de forma mas rápida, compartir imágenes o videos.

La principal ventaja de whatsapp es que todo el mundo lo usa, y esta disponible para todas las plataformas, y de forma reciente tiene su versión Web, la cual solo funciona de momento en chrome.

Su principal desventaja esta no esta en la herramienta, sino en las malas costumbres que tienen los usuarios, como por ejemplo enviar palabra por palabra en lugar de enviar el mensaje completo, lo cual al juntarse las notificaciones suele ser molesto.

Line

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Ademas de ofrecer los mismo que whatspp, Line, es la herramienta de la comunicación iconica, es completamente posible sostener una platica usando solo los stickers, ya que no solo son muchos, sino que son completamente expresivos, a un punto que solo line tiene, esta disponible para todas las plataformas móviles y también cuenta con una versión de escritorio.

Blackberry Messenger

Muchos dicen que es un sistema de mensajería del siglo pasado, y si bien es asítambién es una herramienta de comunicación que nació netamente para el trabajo colaborativo, los grupos de BBM nos permiten no solo tener chat, sino que ademas podemos compartir archivos, crear listas de actividades, asignarlas a miembros del grupo y tener un calendario de eventos en común.

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En el apartado individual es donde se ve mas atrasada, pues las videollamadas y la función de compartir cámara o pantalla, solo esta disponible entre equipos blackberry.

Igualmente tiene presencia en todas las plataformas móviles, sin embargo no cuenta con versión de escritorio.

Bien esto es en cuando a herramientas de comunicación, esperen nuestra siguiente entrega de trabajo colaborativo, en la cual hablaremos de los diversos servicios que nos permiten colaborar con documentos.

 

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