Trabajo colaborativo I – Como se inicia?


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Hoy en día, el trabajo colaborativo es una de esas habilidades que hay que aprender a dominar hoy en día, ya que nos ayuda a superar las limitaciones de tiempo para la realización de los proyectos,  por lo que en este primer vamos a describir como debemos comenzar.

Antes de comenzar

El trabajo colaborativo si bien es importante, es mas importante comprender las implicaciones del mismo por lo que antes comenzar a trabajar de esta forma, debemos de tener presente los siguientes puntos:

  1. Nos libera de las limitaciones de espacio, pero no de tiempo, por lo que debemos de tomar en cuenta la agenda de los demás participantes.
  2. Es indispensable una correcta redacción, ya que la mayor parte de la comunicación es escrita.
  3. Los mensajes deben se claros y sin ambigüedades.
  4. Las herramientas tecnológicas pueden fallar, por eso los planes y medios de apoyo son importantes.
  5. Debemos confiar en que todos realizaran su trabajo, pues todos están comprometidos con el logro de los objetivo.

 

Comunicación

La base sobre la que descansa el trabajo colaborativo, es la comunicación a través de medios electrónicos, por lo que en este caso, resulta de vital importancia, que los integrantes del equipo proporcionen los datos necesarios para establecer una comunicación eficiente, por lo que una ficha de contacto como la siguiente es importante.

 

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Claro esta que no es necesario completar toda la ficha, ya que algunos datos serán innecesarios o no se tendrán, como en el caso de las personas que prefieren no ser molestadas con cosas del trabajo en su telefono de casa o los que no cuentan con Twitter, pero si es importante que se tengan las lineas de comunicación necesarias para realizar el trabajo, y saber que cada una de ellas tiene sus propias características, las cuales describiremos a continuación:

  • Correo electrónico:  Es util para enviar textos largos, con imágenes y archivos adjuntos como oficios y memos de carácter oficial, pero a pesar de que la proliferación de los teléfonos inteligentes lo hacen muy practico, la realidad es que no es un medio de comunicación sincrono, por lo que este medio se emplea para información que puede esperar para ser vista, así que los mensajes por este medio se deben de enviar con suficiente tiempo.
  • Llamadas : Estas deben ser empleados con moderación, en horarios prudentes o establecidos  y siempre para asuntos urgentes o que por su naturaleza deban ser tratados a través de la voz y se requiera una respuesta rápida.
  • Redes sociales: El uso de las redes sociales permite una comunicación tanto síncrona, como asíncrona, pero debe tenerse siempre el cuidado de emplear los canales privados de estos medios para tratar cuestiones de trabajo, en estos casos un grupo privado de Facebook, el cual debemos de eliminar una vez terminado el proyecto es ideal.
  • Mensajeros instantáneos y videoconfencia : Los programas de mensajeria instantanea han evolucionado hoy en día, al permitirnos, no solo escribir mensajes de texto, sino también el enviar mensajes de voz, llamadas, videollamadas, videoconferencia, llamadas grupales y compartir pantalla, son ideales para el trabajo colaborativo, pero para que sean funcionales, todos los miembros del equipo deben de emplear la misma.

Como iniciar

El trabajo colaborativo en si mismo, se lleva a cabo en el plano virtual, por lo que esta revestido de sus propias  características y funciones, pero trataremos de generar una serie de pasos generales para realización del trabajo colaborativo:

  1. Definir el objetivo y el producto final del trabajo.
  2. Establecer un coordinador o enlace.
  3. Establecer la metodologia de trabajo.
  4. Seleccionar las herramientas de trabajo colaborativo  a emplear.
  5. Elaborar un cronograma o plan de actividades.
  6. Ejecutar el plan.
Como podemos ver,  como cualquier trabajo en equipo, todos los integrantes deben de tener claro cual es el objetivo del proyecto y sobre todo cuales son sus funciones.
El coordinador, enlace o líder del proyecto en este caso, debe tener en cuenta los tiempos, disponibilidades y habilidades de cada uno de los miembros del equipo y debe mantener a todos informados de la acciones a realizar, el grado de avance del proyecto y verificar que el plan se ejecute en tiempo y forma.

Resumen

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Actividades sugeridas

  • Analizar las diferencias entre trabajo en equipo y trabajo colaborativo
  • Clasificar lo distintas herramientas de comunicación en sincronas y asíncronas.
  • Analizar que características y/o habilidades personales se requieren para trabajar de forma colaborativa y analizar cuales de ellas se tienen y cuales necesitan desarrollarse

 

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