Unidades organizacionales

Para poder entender mejor el flujo de información dentro de la organización, como la principal función que tienen los sistemas de administración empresarial, debemos comprender la estructura organiza de las organizaciones, ya que dicha estructura hace que las necesidades de información sean completamente distintas.

Las tareas y funciones de la empresa se organizan un unidades organizacionales, que comúnmente denominamos como departamentos.

Por funciones

Esta es la forma de organización clásica, en ella, la empresa se divide de acuerdo a sus áreas o funciones principales, como lo son producción, ventas y finanzas, esto lo podemos ver reflejado en el siguiente organigrama (representación gráfica de la estructura de una organización)

 

 

Por cliente

Algunas organizaciones tienen clientes con características especiales que deben de ser atendidas, por lo que la organización se organiza en base a cada uno de tipos de clientes, con ello logran que no se pierda nunca de vista la satisfacción del cliente.

 

Aunque viendo el organigrama es facil deducir que los niveles inferiores de la organización se duplican para cada tipo de cliente, estos no generan confusiones y ayudan a que todos los recursos y esfuerzos se dirijan a cada tipo de cliente, sin descuidar a ninguno de ellos.

 

Por producto

Puede tratarse de productos o lineas de productos y al igual que en el caso del agrupamiento por clientes las estructuras se repiten, permite a empresas que tienen una diversificación de productos controlar las estrategias de cada linea, medir sus resultados garantizando que se le pone el mismo empeño a cada rama sin descuidarlas.

 

Por zona geografica

Esta modalidad es útil para empresas que tienen muchas sucursales, se crean unidades regionales o de zonas que permiten coordinar los esfuerzos y atender de forma adecuada las necesidades de los clientes de cada región y generar estrategias por zonas que le permitan se mas efectivos o vender en ciertas zonas productos que no se venden en otras.

 

Por tiempo

Esta modalidad es util para organizaciones que poseen procesos de trabajo continuo y que sus operaciones se realizan las 24 horas del día, esto permite que grupos de trabajo coordinen sus actividades dentro de un turno, entregando resultados con los que comenzaran a trabajar en el siguiente equipo de trabajo en el turno siguiente, en este tipo de agrupación el enlace y la comunicación eficiente entre cada turno es de vital importancia, pues determinara la eficiencia o la demora en las operaciones.

 

Cabe señalar que el organigrama que mostramos es meramente representativo, con la intención de mostrar cada uno de los turnos, pues en la practica, no se repiten las cajas para cada tuno, sino que se tiene un puesto que se llama jefe de turno, y debajo de el se colocan los demás puestos no habiendo la necesidad de hacerlo como esta en el que nosotros mostramos.

 

Las organizaciones no emplean una única forma de agrupamiento o departamentalización, sino que conforme van creciendo se van reestructurando para integrar y combinar varios o todos los modelos que mostramos aquí.

Un agrupamiento que no mostramos, es el de proyectos, el cual permite a las empresas reutilizar sus recursos humanos y materiales  al alternarlos en distintos proyectos, según se requieran.

Es de vital importancia el conocer estas modalidades pues si estamos en el proceso de desarrollo de un sistema de información empresarial, este debe de cubrir las necesidades de información de cada puesto de la organización, adaptandose a la estructura, por ejemplo, si tengo agrupamiento por tiempo, entonces el sistema debe generar reportes por turnos y medir las variables de cada turno, cosa que no ocurriría en el caso de un agrupamiento funcional.

Así mismo, si vamos a implementar una solución comercial, conocer esto es importante, porque determina la adecuada elección del software comercial a implementar.