Documentar procedimientos y decisiones (continuación)


Descripción de procedimientos

Una buena opción para documentar es la elaboración de la descripción de procedimientos es recurrir a las técnicas administrativas, y para ello usaremos la descripción formal de procedimientos.

Si la empresa esta constituida formalmente y cuenta con un manual de procedimientos el trabajo es mas sencillo, ya que solo consistirá en revisar que lo que esta escrito en el manual, es lo que realmente se está haciendo en la practica.

Si la empresa no cuenta con un manual de procedimientos, es una buena idea hacer nosotros mismos la descripción formal ya que esto nos ayudara a comprender de una forma más clara las actividades de la empresa que deberemos plasmar en el sistema.

Para hacer una descripción formal de procedimientos debemos seguir las siguientes reglas basica:

  • El procedimiento se describe paso por paso
  • En cada paso solo puede existir un máximo de 3 verbos, por ejemplo: Recibe, firma y sella solicitud de embarque
  • Si hay que anotar un 4 verbo, se pasara a un nuevo paso.
  • Cada paso debe ser complemento del anterior, por ejemplo: si en el paso 4 dice Entrega Nota de venta, en el paso 5 deberá decir Recibe Nota de venta
  • Ningún documento puede quedar en el aire, todo documento es entregado a alguien y/o archivado.
  • Todos los pasos deben ser descritos sin ambigüedad.

Para la elaboración de esta actividad podemos usar el formato que se muestra a continuación:

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la descripción de un procedimiento, es importante hacer notar que los diagramas de flujo son herramientas que se emplean en el área de la programación y en el área administrativa, pero que no son iguales en ambos casos.

Los diagrama de flujo a nivel administrativo son diferentes a los diagramas de flujo a nivel de programación. Veamos el ejemplo del diagrama de flujo de el procedimiento descrito en el tema anterior.

Observe que el diagrama de flujo esta dividido en bandas que representan a los responsables del procedimiento, por lo que cada símbolo debe ser colocado en la banda que corresponda, indicando que dicha actividad es realizada por esa persona.

Cabe señalar que este es solo uno de los multiples diagramas que pueden ser usados para representar un procedimiento.

En la actualidad se esta empleando una tecnica conocida como BPM (Bussiness Process Management) la cual usa diagramas con una simbologia estandarizada de forma internacional, pero debido a lo extenso del tema no sera tratado en este post

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