Determinación de requerimientos

Para estudiar esta fase, primero debemos comenzar por conocer lo que son los requerimientos. Por lo que sabemos un requerimiento es una característica o función que el cliente desea que se incluya en el sistema.

De lo anterior podemos establecer que en la determinación de requerimientos debemos plasmar la visión y las expectativas del cliente con respecto al sistema.

El primer paso a la determinación de los requerimientos sera entonces la primera entrevista con el cliente, en donde este nos indicara de forma verbal sus deseos y expectativas con respecto al sistema.

Ahora bien, el primer problema que nos surge es que podemos erróneamente pensar que el cliente sabe lo que quiere, pero la realidad es que el cliente solo conoce sus necesidades y su problemática, nuestro trabajo sera determinar y aclarar en su caso la lista de funciones que nuestro sistema deberá incorporar para cubrir esas necesidades y en su caso ayudar a solucionar la problemática que se presenta.

La determinación de requerimientos requiere de una seria de técnicas de investigación, que aunque parecieran bastante comunes, es la forma de emplearlas lo que determinara su eficiencia en la búsqueda de la información que nos ayudara a determinar los requerimientos.

Entrevista

La entrevista es una técnica a través de la cual se obtiene información de primera mano de las personas involucradas en las actividades, pero es una de las técnicas que mas habilidades requiere. Pudiera parecer muy sencilla pero hay una serie de puntos que debemos considerar para tener una entrevista efectiva,  veamos algunos.

1. Recordar que una entrevista no es un interrogatorio sino una conversación.
2. El lenguaje corporal es de suma importancia para mantener interesado y enfocado al entrevistado.
3. El concertar citas y cumplir con ellas es vital para aprovechar el tiempo en la entrevista, dado que estamos el tiempo de trabajo de el entrevistado.
4. La toma de notas de la entrevista debe realizarse de forma ágil y rápida.
5. La presentación y las normas de etiqueta son fundamentales para no predisponer al entrevistado y tener una entrevista cordial.

Como vemos esta técnica requiere de un gran conocimiento de la interacción humana.

Encuestas

Los encuestas son guías de preguntas con los que podemos enfocar la recolección de información, al ser distribuidos a las personas que nos proporcionaran la información es una técnica rápida que garantiza el anonimato de las personas que contestan pero que muchas veces no nos proporciona información fidedigna si no es estructurado de forma lógica y clara.

Para que un cuestionario sea eficiente deberá:

• Al inicio explicar el motivo y la finalidad del cuestionario para obtener la colaboración de la personas.
• La cantidad de preguntas es fundamental ya que una encuesta demasiado larga producirá tedio y desinterés en el encuestado.
• Las preguntas abiertas solo deben ser usadas en los casos en que necesitemos conocer la opinión del encuestado o información de carácter subjetivo
• Las preguntas cerradas aunque son buenas, no hay que abusar de ellas, porque limitan la opinión del encuestado.

Actualmente podemos modernizar esta actividad a través de los servicios de encuestas electrónicas como e-encuestas, que nos permiten diseñar encuestas que serán contestadas por internet, y que podemos enviar a los encuestados por correo electrónico o por alguna red social.

Obervación

Esta técnica pudiera parecer muy simple, pero tiene una dificultad que la hace ser poco fiable, y es que las personas no actúan de la misma forma cuando saben que son observados.

Y es que tendemos a cambiar nuestros hábitos y nuestros comportamientos cuando nos sabemos observados, además de que en ciertos ambientes laborales la observación se toma como una señal de cambio o de despidos, situaciones que con llevan a que los observados no realicen sus actividades de forma normal.

Para que esta técnica funcione se pueden tomar algunas estrategias:

1. Platicar con el personal a ser observados para aclarar los motivos de la observación.
2. Promover los beneficios de un nuevo sistema, para eliminar la resistencia a la observación.
3. Concertar citas con el personal a observar, para no interferir en momentos críticos o de extremo trabajo.

Análisis de documentación.

Esta técnica consiste en revisar la documentación de la empresa, y por documentación nos referimos a reportes, listados y demás documentos que se espera el sistema genere, así como los documentos de donde se tomen los datos que el sistema deberá almacenar y procesar.

Esta técnica es muy reveladora en cuanto al manejo de los datos y el procesamiento de la información.Sin embargo recuerde que en algunas ocasiones la información y la documentación que usted estará manejando, es información sensible.

Por lo que es altamente recomendable, manejar copias de la documentación de la empresa y debidamente canceladas por la misma empresa. Recuerde no insistir mucho con el uso de esta técnica para no perder la colaboración del personal de la empresa.