Diagrama de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos son una gran herramienta de analisis que nos permitira identificar el flujo de la información dentro del sistema, con este herramienta buscamos:

Identificar las entradas de datos
Identificar las salidas de datos
Identificar los origenes de los datos y los destinos de la información.
Identificar los procesos que transforman los datos.

A continuación tenemos la simbología que emplearemos en la elaboración de los diagramas de flujo de datos (DFD)

Pero antes de comenzar debemos describir el significado concreto de estos simbolos

Proceso: toda acción que transforme o podruzca un cambio en la información, estos circulos recibiran flujos de datos de entrada y produciran flujos de salida que seran resultado de los datos que entraron.
Entidad: La entidad se refiere a una persona, puesto, departamento o entidad externa que utilice o reciba información generada por el sistema.
Flujo de datos: cada line llevara el nombre del flujo de datos que se está enviando.
Almacén de datos: este simbologia identifica un deposito de informacion que debe almacenar el sistema.

Ahora veamos unas cuantas guias para la elaboración de los DFD

Los DFD son elaborados por niveles, en los que cada niver representa un nivel de detalle mas profundo del sistema.
El nivel cero solo posee un proceso, el cual representa al sistema.
Se deben anotar las entradas y salidas principales.
Las entradas y salidas deberan seguir apareciendo en los demas niveles.
Los procesos de los niveles subsecuentes representaran las funciones principales del sistema.

Para tratar de entender mejor, debemos analizar un ejemplo, así que usaremos un sistema al que llamaremos «vector» el cual sera un sistema de seguimiento y control de epidemias, del cual presento su nivel cero:

IMPORTANTE: Los DFD no llevan las llaves que dicen «entradas» y «salidas»

Podemos observar que del lado izquierdo del diagrama aparecen las entradas de datos del sistema y se indica quien introduce dichos datos, en este caso vemos que las enfermeras son las responsables de introducir al sistema los datos de los pacientes.

Como es un nivel cero solo aparece un proceso que representa a todo el sistema, y del lado derecho podemos observar las salidas del sistema, donde encontramos que el sistema genera una lista de medicamentos necesarios para tratar la epidemia y dicha lista es entregada al Administrador del hospital.

En el nivel 1 el proceso «vector» desaparecerá porque vamos a detallar lo que hace el sistema.

Como podemos ver, el diagrama se ha complicado ligeramente, pero observe que las entradas y salidas principales del sistema siguen existiendo, lo único que hemos hecho es describir el funcionamiento interno del sistema, así que procederemos con la lectura del diagrama:

Las enfermeras capturan los datos del paciente en la función de seguimiento, que almacena dichos datos
Los médicos capturan los diagnósticos en la función de control de casos, la cual envía los diagnósticos a la función de seguimiento para que los almacene junto con los datos de los pacientes.
La función de seguimiento genera una lista de pacientes que será enviada al control estadístico.
La función de control de casos envía los diagnósticos al control estadístico, para poder generar la estadísticas que serán enviadas a las oficinas del sector salud.
La función de control de casos envía el diagnostico a la alarma epidemiológica para que se genere de forma automática la lista de medicamentos que el hospital necesitara para tratar a los pacientes

Si queremos avanzar a un nivel 2 y el diagrama se hace demasiado complicado, podemos elaborar subdiagramas en los que iremos detallando una función a la vez, pero recuerde siempre mantener las entradas y salidas principales.

No pueden aparecer de la nada entradas y salidas principales entre cada nivel, pero si pueden aparecer flujos nuevos de datos entre los procesos, como es el caso de la lista de pacientes, esto se entiende porque esta solo aparece una vez que vemos el funcionamiento interno del sistema y como vemos no sale del sistema, sino que es una información que se emplea en otro de los procesos del sistema.

No podemos decir hasta que nivel de detalle se puede llegar, todo depende del sistema y de las necesidades de detalles, a mi parecer un nivel 2 es muy bueno para comprender las funciones del sistema y un nivel 3 puede llegar a ser exageradamente detallado, pero si hablamos de un sistema gerencial, que abarca todos los aspectos de la organización, un nivel 3 puede ser insuficiente.